Organizacje pozarządowe, podobnie jak wszystkie inne osoby prawne, mają coroczny obowiązek sprawozdawczy (sprawozdanie finansowe) wobec urzędu skarbowego. Okresem, za który składamy sprawozdanie jest rok obrotowy. Najczęściej jest on taki sam jak rok kalendarzowy, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Dodatkowo sprawozdanie musi być podpisane przez cały zarząd, a także, przyjęte za pomocą uchwały przez właściwy organ do tego upoważniony (np. walne zebranie członków, radę fundacji). Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, terminy dotyczące obowiązków sprawozdawczych zostały wydłużone. Terminy sprawozdawcze za 2021 rok są następujące:

• – termin sporządzenia sprawozdania – do końca 6 miesiąca nowego roku obrotowego;
• – termin przyjęcia sprawozdania przez właściwe władze w organizacji – do końca 9 miesiąca nowego roku obrotowego;
• – termin przekazania do Urzędu Skarbowego (organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej) – w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia;
• – termin przekazania do KRS (organizacje prowadzące działalność gospodarczą – zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców KRS) w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia.

Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest „kierownik jednostki”, czyli jedno lub wieloosobowy organ zarządzający organizacją – najczęściej jest to zarząd. W praktyce, sporządzającym sprawozdanie finansowe będzie oczywiście księgowy lub zewnętrzna firma, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z ustawą o rachunkowości to nie księgowy, lecz „kierownik jednostki” (np. zarząd) ponosi odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania. Oznacza to, że jeśli sprawozdanie nie zostanie sporządzone lub będzie sporządzone nieprawidłowo, bądź będzie zawierało nierzetelne dane, karany będzie za to zarząd organizacji. Grozi mu kara grzywny lub kara pozbawienia wolności do lat 2.

Przygotowane sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa) oraz kierujący organizacją (np. zarząd), podając zarazem datę podpisu. Jeżeli w zarządzie jest kilka osób, to sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie. Przy podpisywaniu sprawozdania finansowego nie działają zapisy ze statutu organizacji o sposobie reprezentacji, zawsze muszą być to wszyscy członkowie zarządu.

Członek zarządu może odmówić podpisania sprawozdania, ale wtedy musi sporządzić pisemne uzasadnienie odmowy, które dołącza się do sprawozdania finansowego. Ustawa nie ogranicza sytuacji, w których można odmówić podpisania sprawozdania finansowego, może to być np. długotrwałe przebywanie za granicą, czy nieposługiwanie się wymaganym do podpisu sprawozdania podpisem elektronicznym.

W statucie organizacji musi być jasno wskazane, jaki organ jest zobowiązany do zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Może to być np. rada fundatorów, komisja rewizyjna, czyli organ nadzoru lub walne zebranie. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego może się odbyć poprzez głosowanie i podjęcie uchwały.

W przypadku, gdy organizacja ma dodatni wynik finansowy za dany rok organ zatwierdzający sprawozdanie podejmuje uchwałę o przeznaczeniu tego wyniku np. na cele statutowe. Może go przeznaczyć na powiększenie funduszu statutowego.

Ujemny wynik finansowy nie wymaga podejmowania uchwał na etapie zatwierdzania sprawozdania. Jeśli koszty związane z tym wynikiem pokrywane były z zysków lat ubiegłych, nie wymaga to uchwał. Jeśli były pokrywane z funduszu statutowego, uchwała dotycząca przeznaczenia tego funduszu na pokrycie konkretnych kosztów powinna być podjęta przez właściwy organ. Każda decyzja zmieniająca fundusz statutowy organizacji wymaga uchwały organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe.

Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe jest załączana do sprawozdania i jest staje się jego integralną częścią.

Sprawozdanie finansowe należy zatwierdzić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego – czyli dla większości organizacji do 30 czerwca. W 2022 roku, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, termin ten został wydłużony do 9 miesięcy (od dnia bilansowego).

Zgodnie z ustawą o rachunkowości obowiązkowi sporządzenia sprawozdania finansowego podlegają wszystkie osoby prawne, a więc dotyczy on także wszystkich organizacji pozarządowych, bez względu na ich wielkość, wysokość przychodów czy rodzaj prowadzonej działalności. Nawet jeśli organizacja jest bardzo mała, opiera się na pracy wolontariuszy i nie zatrudnia żadnych pracowników, albo nie ma żadnych przychodów – finansowych czy rzeczowych – i nie ponosi też żadnych kosztów w ciągu roku finansowego (czyli nie ma tzw. obrotów), musi sporządzić bilans, rachunek wyników i informację dodatkową, wykazując w większości lub we wszystkich pozycjach kwoty zerowe. W takich organizacjach często nie ma księgowego. Z tego względu sprawozdanie sporządzają osoby zarządzające organizacją.

Jedynie organizacje, które prowadzą uproszoną ewidencję przychodów i kosztów mogą nie sporządzać rocznego sprawozdania finansowego. Jeśli opisany powyżej obowiązek sprawozdawczy jest dla organizacji uciążliwy, a spełnia ona określone kryteria, może zdecydować się na uproszczoną ewidencje i nie sporządzać sprawozdania.

Tak. Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej musi być zarówno sporządzone (w strukturze logicznej), jak również podpisane w formie elektronicznej. Sprawozdania można podpisywać podpisem elektronicznym (zwykle płatnym) albo profilem zaufanym (ePUAP).

Podpisy elektroniczne lub profile zaufane muszą mieć wszystkie osoby, które będą podpisywały sprawozdanie – czyli wszyscy członkowie zarządu organizacji oraz osoba, która sporządzała sprawozdanie.